Administracja uczelni w dobie elektronizacji - e-teczka, e-dyplomy, e-doręczenia - najnowsze zmiany w prawie i praktyka

LINK DO REJESTRACJI

SZKOLENIE PREMIUM: Administracja uczelni w dobie elektronizacji - e-teczka, e-dyplomy, e-doręczenia - najnowsze zmiany w prawie i praktyka

Promocja! Przy zgłoszeniu do 12 marca otrzymają Państwo: - 5% rabatu przy zgłoszeniu 1 osoby - cena po rabacie wynosi 3040 zł* - 10% rabatu przy zgłoszeniu 2 osób i zakwaterowaniu w pokoju 2-osobowym - cena po rabacie wynosi 2880 zł

Celem szkolenia jest wieloaspektowe przedstawienie kwestii związanych z prowadzeniem oraz elektronizacją istotnych dla uczelni procesów, dotyczących:

• e-teczki studenckiej w kontekście dokumentacji przebiegu studiów, 

• cyfrowych dyplomów ukończenia studiów, z uwzględnieniem najnowszych zmian ustawodawczych,

• e-doręczeń w uczelni.

W zakresie dotyczącym e-teczki, szkolenie będzie miało charakter wieloaspektowy i praktyczny, uwzględniający m.in. kwestie związane z możliwością elektronizacji procesów związanych z dokumentacją przebiegu studiów czy czynnościami administracyjnymi związanymi z przebiegiem studiów, w tym w szczególności ze sposobami organizacji poszczególnych czynności (upoważnienia, obieg dokumentów, doręczenia). 

W części dotyczącej e-dyplomów, szkolenie obejmować będzie m.in. praktyczne aspekty związane z wyzwaniami stojącymi przed uczelniami w związku z obowiązkiem wdrożenia e-dyplomów, omówienie aktualnego oraz przyszłego stanu prawnego w zakresie dyplomów oraz omówienie – w kontekście działań uczelni - zmian prawnych wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 2025 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy - Prawo oświatowe oraz niektórych innych ustaw, ustawę o systemie informacji oświatowej, ustawę - Prawo oświatowe oraz ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, która weszła w życie 31 grudnia 2025 r.

Z kolei część dotycząca e-doręczeń obejmować będzie zagadnienia dotyczące obowiązków uczelni w związku z koniecznością stosowania ustawy o doręczeniach elektronicznych, praktycznych sposobów organizacji procesu oraz dopuszczalnymi prawnie sposobami korzystania z alternatywnych względem e-doręczeń metod prowadzenia korespondencji ze studentami, także w kontekście praktycznym tj. elektronizacji procesów oraz prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów.

Szkolenie poprowadzi radca prawny z kilkunastoletnim doświadczeniem w zakresie spraw dotyczących prowadzenia dokumentacji studiów i spraw studenckich, w tym także w związku wdrażaniem (w aspekcie zarówno praktycznym, jak i prawnym) rozwiązań dotyczących e-teczki i e-doręczeń w uczelniach wyższych.

PROGRAM SZKOLENIA

I. E-teczka studencka

1. Informacje wprowadzające:

   1. akty prawne regulujące prowadzenie teczki studenckiej (ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, rozporządzenie w sprawie studiów, Kodeks postępowania administracyjnego),

   2. ostatnie zmiany, w tym zmiana rozporządzenia w sprawie studiów oraz zarys zmian w zakresie dyplomów cyfrowych w kontekście e-teczki,

   3. dokumentacja przebiegu studiów – zasady ogólne dotyczące prowadzenia dokumentacji,

   4. e-teczka – jak prowadzić dokumentację studiów w postaci elektronicznej, w tym: uwierzytelnianie w systemie, włączanie dokumentów wytworzonych formie papierowej do e-teczki, elektronizacja procesów.

2. Sprawy studenckie – zawartość teczki akt osobowych studenta, formy załatwiania podań:

   1. rozstrzygnięcia i decyzje w sprawach studenckich i ich wpływ na sposób prowadzenia postępowań,

   2. sposoby wnoszenia podań i wnioski studenckie i ich wpływ na sposób doręczenia,

   3. decyzje administracyjne i rozstrzygnięcia w sprawach studenckich (sposoby wydawania, podpisywania i doręczania),

   4. zawartość teczki studenckiej.

3. Teczka (i e-teczka) studencka i sposoby elektronizacji dokumentacji:

   1. dokumentacja dotycząca przyjęcia na studia i rozpoczęcia studiów,

   2. dokumentacja związana z przebiegiem studiów,

   3. dokumentacja związana z ukończeniem studiów,

   4. inne czynności związane z dokumentacją (sprostowania, omyłki).

II. E-dyplomy

1. Zagadnienia wprowadzające:

   1. podstawy prawne związane z wydawaniem dyplomów i suplementów (ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, rozporządzenie w sprawie studiów, ustawa o dokumentach publicznych) wraz z informacjami na temat planowanych zmian, w tym tematyka wprowadzenia dyplomów w postaci elektronicznej od 1 stycznia 2027 r.,

   2. procedura dyplomowania, w tym opłaty związany z wydaniem dokumentów związanych z ukończeniem studiów

   3. tytuły zawodowe nadawane absolwentom,

2. Dyplom ukończenia studiów:

   1. dyplom jako dokument publiczny w rozumieniu ustawy o dokumentach publicznych,

   2. elementy dyplomu ukończenia studiów,

   3. zasady przyjmowania wzoru dyplomu, sporządzania dyplomów i ich wydawania;

   4. treści zamieszczane na dyplomach, odpis dyplomu w języku obcym.

3. Suplement do dyplomu:

   1. treść i struktura;

   2. praktyczne informacje dotyczące wypełniania suplementu (informacje o absolwencie, dyplomie, poziomie wykształcenia, treści studiów i osiągniętych wynikach, uprawnieniach absolwenta, dodatkowe informacje, poświadczenie suplementu, informacja o szkolnictwie wyższym w Polsce).

4. E- dyplomy:

   1. najnowsze zmiany ustawodawcze i ich wpływ na dotychczasowe, planowane zmiany – co zmieniło się w ostatnim czasie?

   2. wyzwania dla uczelni – w aspekcie prawnym i praktycznym,

   3. zasady wydawania dyplomów przed i po 1 stycznia 2027 r.,

   4. proces wydawania dyplomu,

   5. repozytorium dyplomów cyfrowych, 

   6. przepisy przejściowe, w szczególności w zakresie odpisów dyplomów,

   7. co wiemy a czego jeszcze nie wiemy o e-dyplomach?

UWAGA: W razie pojawienia się zmian prawnych lub projektów tych zmian, punkt dotyczący e-dyplomów może ulec zmianie !!!

III. E-doręczenia

1. Zagadnienia wprowadzające:

   1. najważniejsze akty prawne związane z e-doręczeniami w uczelni i ich wpływ na działalność uczelni,

2. Doręczenia elektroniczne w uczelni:

   1. ustawa o doręczeniach elektronicznych – podstawowe pojęcia, podmioty podlegające ustawie, sposoby doręczania na gruncie ustawy,

   2. zakres zastosowania w odniesieniu do uczelni – jakie dokumenty należy doręczać z wykorzystaniem e-doręczeń?

   3. obowiązki uczelni w związku ze stosowaniem ustawy o doręczeniach elektronicznych,

   4. alternatywne sposoby – czy e-doręczenia to jedyna opcja dla uczelni?

   5. doręczenia elektroniczne a sposób organizacji procesu – z uwzględnieniem dokumentacji przebiegu studiów (sposób wnoszenia podań, prowadzenia spraw i doręczania korespondencji w sprawach studenckich), 

   6. e-doręczenia a teczka studencka w praktyce. 

Trener: r.pr. Michał Warzycki