Jak przygotować uczelnię na Centralny Rejestr Umów - 10 rekomendacji praktycznych

Od 1 kwietnia każda uczelnia publiczna może zakładać konto w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Natomiast od 1 lipca będą one zobowiązane publikować w tej bazie informacje o umowach stanowiących zamówienia publiczne. Podpowiadamy, jak przygotować się wcześniej na realizację tego nowego obowiązku.

Co to jest Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)

CRU JSFP to zbiór wybranych informacji o umowach zawartych przez jednostki tworzące sektor finansów publicznych lub na ich rzecz. Rejestr będzie prowadzony w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez jednostki podległe Ministrowi Finansów i Gospodarki. Za udostępnianie informacji o umowach w systemie będą odpowiedzialni kierownicy jednostek sektora finansów publicznych (np. rektorzy). 

CRU JSFP miał wystartować ponad 3 lata temu (1 lipca 2022 r.), ale projekt wzbudził na tyle dużo kontrowersji, że doczekał się kilku przesunięć w czasie i nowelizacji, które doprecyzowały te przepisy.

CRU JSFP w szkolnictwie wyższym

Z podmiotów sektora szkolnictwa wyższego i nauki obowiązek wpisywania umów do CRU JSFP obejmuje: uczelnie publiczne, PAN i tworzone przez nią jednostki organizacyjne. Natomiast wyłączono instytuty badawcze oraz instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz.

Jakie umowy będą ujawniane w CRU JSFP

CRU JSFP obejmuje informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub szczególnej, które stanowią jednocześnie zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, czyli:

• są odpłatne;

• są zawierane między zamawiającym-jednostką sektora finansów publicznych a wykonawcą w rozumieniu p.z.p.;

• a ich przedmiotem jest nabycie przez jednostkę sektora od wybranego wykonawcy:

- robót budowlanych zgodnie z art. 7 pkt 21 P.z.p.;

- dostaw zgodnie z art. 7 pkt 4 P.z.p.;

- usług zgodnie z art. 7 pkt 28 P.z.p.

Przepisy podają liczne wyłączenia, więc w praktyce istotne jest poprawne kwalifikowanie umów oraz informacji podlegających publikacji w rejestrze.

Kluczowa zmiana polega na tym, że zrezygnowano z progu kwotowego wpisywanych umów. Oznacza to, że również umowy o relatywnie niewielkiej wartości mogą podlegać obowiązkowi ujawnienia w CRU, jeżeli spełniają ww. przesłanki ustawowe. Nie mylmy tego obowiązku ze zgłaszaniem do systemu POL-on inwestycji uczelni powyżej określonego ustawą progu (art. 346 ust. 1 pkt 13 i 14 p.s.w.i.n).

Jak osadzono w czasie realizację nowych obowiązków CRU?

CRU JSFP – najważniejsze daty

• Od 1 kwietnia 2026 r. – trwa etap przygotowawczy systemu, który umożliwia zakładanie w nim kont dla zobowiązanych jednostek.

• Od 1 lipca 2026 r. – uczelnie będą miały obowiązek publikacji informacji o umowach zawartych, począwszy od tej daty.

Informacje w CRU należy udostępniać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni od zawarcia umowy lub od zmiany informacji o umowie. W przypadku rozproszonego w uczelnianej administracji obiegu umów oraz braku narzędzi do monitorowania publikacji i ich zmian, może pojawić się duże ryzyko naruszeń terminów ustawowych. Aby temu zapobiec, warto przygotować się do obsługi CRU już teraz. Przedstawiamy 10 praktycznych zaleceń, jak to zrobić.

Jak przygotować uczelnię na Centralny Rejestr Umów JSFP - 10 rekomendacji praktycznych

1. Dokonanie przeglądu obiegu umów w jednostce (należy w szczególności ustalić, czy zamówienia publiczne są składane przez jednostkę administracji ogólnouczelnianej czy jednostki podległe, kto posiada uprawnienia do zawierania określonych rodzajów umów, czy umowy zawierane regularnie podlegają ujawnieniu w CRU bądź są wyłączone z mocy ustawy). 

2. Może okazać się potrzebne ujednolicenie ewidencji i zasad raportowania w całej uczelni, także w jej komórkach merytorycznych (w tym warto np. rozważyć ujednolicenie stosowanych wzorów umów oraz standardu opisu przedmiotu umów - czy wprowadzamy ogólnie „usługi” czy bardziej precyzyjnie np. „usługi sprzątania…”. Warto również przemyśleć opracowanie swoistej „metryczki umowy” zawierającej zestaw pól wymaganych do wpisania w CRU zgodnie z rozporządzeniem. Metryczka może stać się obowiązkowym załącznikiem do obiegu umów).

3. Zorganizowanie obiegu dokumentów tak, aby dane o umowie trafiały jak najszybciej do osoby odpowiedzialnej za wpisywanie ich do CRU.

4. Opracowanie procedury oceny wyłączeń jawności danych wraz z dokumentowaniem podstaw takiej decyzji (na tym etapie niezbędna będzie współpraca z IOD oraz jednostkami odpowiedzialnymi za ochronę tajemnic prawnie zastrzeżonych. W razie umów zawieranych często, warto zawczasu przygotować sposób dokumentowania podstawy wyłączenia jawności danych. Należy upewnić się, czy uczelnia dochowuje zasady minimalizacji danych osobowych w stosowanych umowach).

5. Przypisanie na uczelni ról związanych z prowadzeniem CRU (zgodnie z rozporządzeniem użytkownik konta jednostki sektora finansów publicznych może posiadać uprawnienia: 

-„Administrator” czyli rektor, który akceptuje wnioski o założenie konta osoby fizycznej pozostałym użytkownikom konta tej jednostki i odbiera uprawnienia użytkownikom tego konta oraz dokonuje zmiany tych uprawnień, a także generuje raport prezentujący informacje o umowach, które zostały zarejestrowane na koncie tej jednostki.

- „Wprowadzający informacje o umowie” wpisuje do systemu informacje o umowach i dokonuje ich zmian.

- „Publikujący informacje o umowie” udostępnia, aktualizuje i wycofuje informacje z CRU JSFP oraz zasila go danymi w sposób określony w § 12 rozporządzenia. 

6. Zabezpieczenie zasobów kadrowych – przepisy wprost nie wymagają co prawda zatrudnienia nowych osób w celu wprowadzania danych do CRU. Niemniej liczba takich informacji może okazać się na tyle znaczna i czasochłonna, że trzeba będzie poszerzyć stan kadr lub zmienić zakres czynności pracowników wyznaczonych do ról „wprowadzającego” i „publikującego”. Resort finansów oddaje kierownikom jsfp swobodę organizacji procesu udostępniania informacji o umowach w CRU JSFP. Na chwilę obecną nie są przewidziane limity w odniesieniu do liczby użytkowników systemu, w którym ten rejestr będzie prowadzony. Zatem liczba użytkowników z danej jednostki, będzie zależna wyłącznie od sposobu organizacji tego procesu w ramach danej jednostki.

7. Kiedy wyznaczyliśmy już ww. role danym osobom, należy zawnioskować o utworzenie konta w CRU. Szczegóły w tym zakresie określa rozporządzenie wydane 30 marca przez Ministra Finansów i Gospodarki.

8. Sprawdzenie technicznych możliwości automatyzacji i integracji lokalnych systemów dziedzinowych z CRU, aby uniknąć ręcznego wprowadzania danych.

9. Przygotowanie instrukcji dla komórek merytorycznych uczelni (z dokumentu powinno jasno wynikać, jakie dane mają przekazać i w jakim terminie do osoby raportującej).

10. Szkolenie na temat nowych obowiązków dla kadry związanej z obsługą CRU (w tym w szczególności pracowników działów prawnych, księgowości i zamówień publicznych).

Sugerujemy również śledzić na bieżąco komunikaty Ministra Finansów i Gospodarki, w tym na stronie: https://www.gov.pl/web/finanse/rejestr-umow-jsfp

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy - Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1844).

- Art. 9, 34a-34d Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483, 1844, 1846).

 - Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz. U. 2026, poz. 440).