Dyplomy elektroniczne ukończenia studiów od 1 stycznia 2027 r.

Forma elektroniczna stanie się podstawową i obowiązkową postacią

sporządzania dyplomów ukończenia studiów oraz dyplomów

doktorskich i habilitacyjnych. Już w tym roku należy się do tego

przygotować. Zwłaszcza że uczelnie zgodnie ze swoją wolą będą

mogły wydawać e-dyplomy wcześniej, bo od 1 lipca br. Sprawdźmy, co

dokładnie ulegnie zmianie w zasadach dyplomowania.

Pierwotnie przepisy nowelizacji z 2023 r. zakładały obowiązek sporządzania e-dyplomów od 1 stycznia 2026 r. Rząd uznał jednak, że bezpieczniej dla uczelni i absolwentów będzie odsunąć w czasie wejście tych zmian. Przewidziano również okres przejściowy.

Dyplomy elektroniczne: okres przejściowy

Gotowe na zmiany podmioty będą mogły wydawać e-dyplomy wcześniej, bo od 1 lipca 2026 r. pod warunkiem, że w tym dniu będzie już dostępne specjalne, nowe e-repozytorium. Ściśle rzecz ujmując, od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. dyplomy będą musiały być tam wydawane zarówno w formie papierowej (według dotychczasowych zasad), jak i elektronicznej.

Dyplomy elektroniczne: obowiązkowe od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. forma elektroniczna dyplomu stanie się obowiązkowa, a dyplom

papierowy będzie dostępny na wniosek studenta. Dyplom elektroniczny wraz z suplementem będą wydawane bezpłatnie w ciągu 30 dni od ukończenia studiów przez studenta. Przepisy umożliwiają ponadto integrację informacji o e-dyplomach z aplikacją mObywatel. Oznacza to, że docelowo każdy nowy absolwent uczelni będzie miał dostęp do swojego dyplomu z poziomu tej aplikacji na swoim smartfonie. Tak jak obecnie do e-dowodu czy mLegitymacji. Natomiast pracodawcy zyskają tym samym szybkie narzędzia do weryfikacji prawdziwości informacji o dyplomie pracowników i kandydatów do pracy. Bez potrzeby dostarczania skanów i papierowych oryginałów.

Dyplomy elektroniczne: co z wersją papierową

Dyplom ukończenia studiów i suplement w formie papierowej oraz ich 2 odpisy w postaci papierowej będą wydawane bezpłatnie, w ciągu 30 dni od wydania dyplomu w postaci elektronicznej, ale wyłącznie na wniosek studenta (czyli złożony do dnia ukończenia studiów). Sporządzenie dyplomu w postaci papierowej będzie możliwe tylko po wydaniu go w postaci elektronicznej. Mowa o wydaniu papierowego odpisu:

1) dyplomu ukończenia studiów – w języku polskim i w języku angielskim, francuskim,

hiszpańskim, niemieckim albo rosyjskim,

2) suplementu do dyplomu – w języku polskim i w języku angielskim.

Nowe przepisy p.s.w.i.n. przewidują dwa wyjątki.

Pierwszy obejmuje dyplomy ukończenia studiów, suplementy do dyplomów i odpisy tych dokumentów dla absolwentów będących żołnierzami - uczelnia wojskowa wydaje je wyłącznie w postaci papierowej. Drugi dotyczy dyplomów studiów wspólnych. W przypadku gdy w umowie o prowadzenie takich studiów określono, że dyplom wspólny jest podpisywany także przez osobę upoważnioną w zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej, dyplom ten wydaje się wyłącznie w postaci papierowej.

E-dyplom trafi do e-repozytorium

Każdy e-dyplom będzie rejestrowany przez uczelnię w ogólnopolskim repozytorium

dyplomów elektronicznych i opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą znacznik czasu. Ma to zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa oraz wiarygodną identyfikację uczelni wystawiającej dokument. Repozytorium powstanie jako baza danych Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. Jest ono tworzone przez Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy (OPI PIB) i finansowane z Krajowego Planu Odbudowy (KPO) na kwotę ponad 33 mln zł. W repozytorium będą gromadzone zarejestrowane dyplomy oraz dane identyfikujące ich posiadaczy, czyli absolwentów studiów i osoby, które uzyskały stopnie naukowe, a także umożliwi natychmiastową weryfikację ich autentyczności. W repozytorium znajdą się jednak dyplomy wyłącznie tych osób, które ukończą studia/uzyskają stopień po 1 stycznia 2027 r. (w przypadku uczelni, które wdrożą system szybciej – po 1 lipca 2026 r.). Nie dotyczy to jednak osób, które ukończyły studia wcześniej (np. rok czy 15 lat temu) – ich dyplomy nie będą wstecznie cyfryzowane.

Weryfikowanie papierowych („starych”) dyplomów przez pracodawcę – projekt dalszych zmian

Warto wskazać, że obecnie procedowana jest kolejna nowelizacja p.s.w.i.n., która umożliwi pracodawcom odpłatne potwierdzanie na uczelni papierowego dyplomu kandydata do pracy lub podwładnego. Na podstawie trybu opisanego w projekcie zmian będzie można zweryfikować autentyczność papierowych dyplomów studiów I, II stopnia i jednolitych magisterskich wydanych na przestrzeni ostatnich 50 lat. Uczelnia przekaże informację potwierdzającą dane zawarte w dyplomie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku. Przewiduje się, że projekt nowelizacji zostanie przyjęty przez Radę Ministrów w pierwszym kwartale 2026 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 21 listopada 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy - Prawo oświatowe oraz niektórych innych ustaw, ustawę o systemie informacji oświatowej, ustawę - Prawo oświatowe oraz ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2025 poz. 1837). Projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (z 30 czerwca 2025 r., nr wykazu UDER 72); https://legislacja.gov.pl/projekt/12399651.

Interesuje Cię ten temat? Zapraszamy na szkolenie z naszym autorem pt.

„Dokumentacja przebiegu studiów.”

Polecamy również odwiedzić blog naszego autora i trenera: www.kreatywnieoprawie.pl