Jawność i równość wynagrodzeń w uczelni – nowe obowiązki pracodawców i przygotowanie do wymogów UE

Temat jawności i równości wynagrodzeń staje się jednym z ważniejszych obszarów, do których pracodawcy powinni przygotować się organizacyjnie, kadrowo i dokumentacyjnie. Zmiany wynikają zarówno z przepisów krajowych, które już obowiązują, jak i z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 dotyczącej wzmocnienia zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Dla uczelni wyższych temat ten ma szczególne znaczenie. Uczelnie są złożonymi pracodawcami, zatrudniającymi nauczycieli akademickich, pracowników administracyjnych, kadrę kierowniczą, pracowników projektowych oraz osoby zatrudnione w różnych jednostkach organizacyjnych. System wynagrodzeń obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również dodatki, funkcje, premie, wynagrodzenia projektowe czy świadczenia wynikające z regulaminów wewnętrznych. To powoduje, że przygotowanie do nowych wymogów nie może ograniczać się wyłącznie do wpisania widełek płacowych w ogłoszeniu o pracę.

Co już obowiązuje?

Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy dotyczące większej przejrzystości wynagrodzeń w procesie rekrutacji. Pracodawca powinien przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie informację o proponowanym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Informacja ta powinna zostać przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby kandydat lub kandydatka mogli zapoznać się z nią przed podjęciem decyzji dotyczącej udziału w rekrutacji lub zatrudnienia.

Nowe przepisy obejmują również obowiązek stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk oraz prowadzenia rekrutacji w sposób niedyskryminujący. Oznacza to, że ogłoszenia o pracę, komunikacja z kandydatami oraz dokumenty rekrutacyjne powinny być przygotowane w sposób, który nie sugeruje preferencji wobec określonej płci ani nie utrwala stereotypów dotyczących stanowisk.

Istotnym elementem zmian jest także zakaz pytania osoby ubiegającej się o zatrudnienie o wcześniejsze wynagrodzenie. Pracodawca powinien ustalać wynagrodzenie na podstawie obiektywnych kryteriów związanych ze stanowiskiem, zakresem obowiązków, kwalifikacjami i odpowiedzialnością, a nie na podstawie historii płacowej kandydata.

Co wynika z dyrektywy UE 2023/970?

Dyrektywa UE 2023/970 idzie dalej niż sama jawność wynagrodzeń w rekrutacji. Jej celem jest wzmocnienie stosowania zasady równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. W praktyce oznacza to konieczność większej przejrzystości systemów wynagradzania oraz przygotowania pracodawców do wykazania, że różnice płacowe są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi i niedyskryminującymi kryteriami.

Wśród najważniejszych obszarów przewidzianych w dyrektywie znajdują się: prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniu, obowiązek stosowania obiektywnych kryteriów ustalania płac, analiza i raportowanie luki płacowej u większych pracodawców, możliwość przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń, wzmocnienie mechanizmów dochodzenia roszczeń w przypadku naruszenia zasady równego wynagrodzenia oraz większa rola organów kontrolnych i monitorujących.

Termin implementacji dyrektywy do prawa krajowego upłynął 7 czerwca 2026 r. W Polsce trwają prace nad projektem ustawy wdrażającej dyrektywę w pełniejszym zakresie. Oznacza to, że część obowiązków już funkcjonuje, natomiast kolejne rozwiązania będą wynikały z przepisów krajowych po zakończeniu procesu legislacyjnego.

Dlaczego uczelnie powinny przygotować się już teraz?

Uczelnie wyższe funkcjonują w specyficznym środowisku organizacyjnym. Mają rozbudowane struktury, różnorodne grupy pracowników oraz wiele źródeł finansowania wynagrodzeń. W praktyce oznacza to, że analiza równości i przejrzystości wynagrodzeń może być bardziej złożona niż w wielu innych organizacjach.

Szczególnej uwagi mogą wymagać m.in.: regulaminy wynagradzania, opisy stanowisk pracy, zasady przyznawania dodatków funkcyjnych, stażowych, zadaniowych i projektowych, wynagrodzenia pracowników administracyjnych i akademickich, różnice między stanowiskami podobnymi nazwą, ale różniącymi się zakresem odpowiedzialności, dokumentowanie kryteriów awansu, podwyżek i dodatków, treść ogłoszeń rekrutacyjnych oraz sposób komunikacji z kandydatami i pracownikami.

Największym wyzwaniem może okazać się nie samo ujawnienie wynagrodzenia w rekrutacji, lecz przygotowanie uczelni do odpowiedzi na pytania pracowników, kontroli wewnętrznej systemu wynagrodzeń oraz wykazania, że przyjęte zasady są obiektywne, przejrzyste i neutralne.

Praca o takiej samej wartości – kluczowe pojęcie dla działów kadr

Jednym z najważniejszych pojęć w nowych regulacjach jest „praca o takiej samej wartości”. Nie chodzi wyłącznie o identyczne stanowiska, lecz o porównanie pracy z uwzględnieniem takich elementów jak kwalifikacje, odpowiedzialność, zakres zadań, warunki wykonywania pracy czy wymagane kompetencje.

Dla uczelni oznacza to konieczność uporządkowania opisów stanowisk oraz kryteriów różnicowania wynagrodzeń. Jeżeli dwie osoby wykonują pracę porównywalną pod względem wartości, różnice w wynagrodzeniu powinny być możliwe do wyjaśnienia na podstawie obiektywnych przesłanek. Mogą nimi być np. doświadczenie, zakres odpowiedzialności, szczególne kwalifikacje, pełnione funkcje lub specyfika zadań.

Brak jasnych kryteriów może w przyszłości prowadzić do sporów, pytań pracowników, konieczności wyjaśnień lub ryzyka zarzutów o nierówne traktowanie.

Co powinny zrobić działy kadr i osoby odpowiedzialne za politykę wynagrodzeń?

Przygotowanie do nowych wymogów warto rozpocząć od przeglądu obecnych procedur i dokumentów. W szczególności należy sprawdzić, czy uczelnia: przekazuje kandydatom informację o wynagrodzeniu lub jego przedziale, stosuje neutralne płciowo nazwy stanowisk w ogłoszeniach, nie pyta kandydatów o historię wynagrodzeń, posiada aktualne opisy stanowisk, ma jasne kryteria przyznawania dodatków, premii i podwyżek, potrafi uzasadnić różnice płacowe między pracownikami wykonującymi podobną pracę, posiada spójny regulamin wynagradzania oraz dokumentuje decyzje płacowe w sposób umożliwiający ich późniejsze wyjaśnienie.

Warto również przygotować osoby odpowiedzialne za rekrutację, kadry, politykę personalną, regulaminy oraz zarządzanie zespołami do praktycznego stosowania nowych zasad. Zmiany nie dotyczą wyłącznie działów HR. Będą miały znaczenie także dla kierowników jednostek, kanclerzy, kwestorów, osób zarządzających projektami oraz wszystkich, którzy uczestniczą w procesach zatrudniania, awansowania i wynagradzania pracowników.

Dlaczego nie warto czekać?

Chociaż pełne wdrożenie dyrektywy do polskiego prawa jest jeszcze przedmiotem prac legislacyjnych, kierunek zmian jest już znany. Pracodawcy będą musieli działać bardziej transparentnie, a decyzje płacowe będą wymagały lepszego uzasadnienia i dokumentowania.

Dla uczelni wcześniejsze przygotowanie ma praktyczne znaczenie. Pozwala uniknąć działań podejmowanych w pośpiechu, uporządkować dokumentację, przygotować procedury i przeszkolić osoby odpowiedzialne za kadry oraz zarządzanie personelem. To również dobry moment, aby sprawdzić, czy obecny system wynagradzania jest spójny, zrozumiały i odporny na potencjalne zarzuty nierównego traktowania.

Podsumowanie

Jawność i równość wynagrodzeń to nie jednorazowa zmiana w ogłoszeniach o pracę, ale szerszy proces porządkowania polityki wynagrodzeń. Uczelnie powinny potraktować ten temat jako ważny element zarządzania kadrami, zgodności z prawem pracy oraz budowania przejrzystych zasad zatrudniania i wynagradzania.

Nowe przepisy wymagają od pracodawców większej staranności, a od działów kadr – praktycznego przygotowania do stosowania zasad transparentności. Warto rozpocząć ten proces już teraz, zanim kolejne obowiązki wynikające z pełnego wdrożenia dyrektywy zaczną być stosowane w praktyce.

OPTIMA przygotowała szkolenia dla uczelni z zakresu jawności i równości wynagrodzeń, obejmujące zarówno aktualne obowiązki rekrutacyjne, jak i praktyczne przygotowanie do nowych wymogów wynikających z dyrektywy UE 2023/970.